Así funciona un bot de WhatsApp que cotiza y pregunta antes de inventar

El problema: cotizar a mano a toda hora

En un negocio de servicios, muchos mensajes de WhatsApp traen la misma pregunta: cuánto sale. El dueño contesta entre un trabajo y otro, en la noche o el domingo. Si demora, el cliente ya le escribió a otro. Si contesta rápido y sin revisar, se equivoca en el precio.

Un bot que cotiza resuelve eso solo si respeta dos cosas: que el precio salga siempre de tus reglas, nunca de la imaginación de la IA, y que el dueño siga mandando en todo lo que no está escrito.

Las piezas: tarifario, reglas y tarjeta

1. El tarifario como reglas

Tu lista de precios se escribe como reglas que un programa puede aplicar: precio base por servicio, recargo por distancia o por comuna, recargo por urgencia o por horario, y los casos que no se cotizan sin ver el lugar. Esta parte la hace una persona contigo, no la IA.

2. La IA entiende, el programa calcula

La IA lee el mensaje del cliente (a veces un audio o una foto) y saca los datos: qué servicio, en qué comuna, para cuándo. El monto lo calcula el programa con tus reglas. Separar esas dos tareas es lo que evita que el bot invente un precio.

3. La tarjeta y el PDF

Con los datos completos, el bot muestra una tarjeta corta en el chat: servicio, dirección, fecha y monto. Si el cliente la confirma, genera la cotización en PDF con tus datos y la manda. Tú recibes un aviso con el resumen.

Una conversación de ejemplo

Este diálogo es ilustrativo: lo escribimos para mostrar el mecanismo, no viene de un cliente.

• Cliente: Hola, necesito destapar el lavaplatos, estoy en Ñuñoa.
• Bot: Hola. ¿Es para hoy o puede ser otro día? ¿Es casa o departamento?
• Cliente: Hoy, departamento en un tercer piso.
• Bot: Te dejo el resumen: destape de lavaplatos, Ñuñoa, hoy, departamento. [tarjeta con el monto que sale del tarifario] ¿Te mando la cotización en PDF?
• Cliente: Sí. ¿Y si además gotea la llave?
• Bot: Eso no lo puedo cotizar sin que lo vea el técnico. Le pregunto al encargado y te respondo por aquí.

Cuando el bot no sabe: la pregunta al dueño

La última línea del ejemplo es la pieza más importante. Cada pregunta que llega cae en una de tres listas:

• Responde solo: lo que está en el tarifario y en las preguntas frecuentes que escribiste (horarios, zonas, formas de pago).
• Pregunta al dueño: lo que no está escrito pero es de tu negocio. Te llega un aviso con la pregunta del cliente y dos o tres respuestas sugeridas; eliges una o escribes la tuya y el bot la manda. Si la respuesta sirve para la próxima vez, queda anotada.
• Deriva: reclamos, clientes molestos, casos que necesitan una visita. El bot avisa que te conectará con una persona y se queda callado en ese chat.

Errores que bloquean el número o espantan al cliente

• Usar una app no oficial. Conectar un bot al WhatsApp del celular con herramientas no oficiales es barato, pero WhatsApp advierte en su ayuda sobre apps no oficiales que puede terminar en la suspensión de la cuenta. El camino seguro es la API oficial.
• Escribirle primero a quien no pidió nada. La política de WhatsApp Business exige que la persona haya dado su número y aceptado los mensajes. Un bot que sale a ofrecer por su cuenta es la forma más rápida de perder el número.
• Olvidar la ventana de atención. Según la documentación de precios de Meta, cuando el cliente escribe se abre una ventana de un día; pasado ese plazo solo se pueden mandar plantillas aprobadas. Un seguimiento de cotización al día siguiente tiene que estar pensado como plantilla.
• Dejar que la IA ponga el precio. Si el monto no sale de una regla, tarde o temprano el bot promete algo que no puedes cumplir.
• Esconder que es un bot. Decirlo desde el primer mensaje baja la frustración cuando algo no lo entiende.

Qué necesitas para tener uno

Un tarifario que se pueda escribir, aunque tenga excepciones; un número para la API oficial; alguien que conteste las preguntas que el bot te pase, sobre todo al principio; y tus datos para el PDF. Con eso armamos el chatbot de WhatsApp. Si tu negocio es de visitas a domicilio, en IA para servicios a domicilio explicamos cómo se adapta a técnicos en ruta.

Lo que cuesta tener uno, sumando la construcción, la mantención y lo que cobra Meta, lo desarmamos en cuánto cuesta un chatbot. Y si quieres una mirada más general antes de decidir, esta guía de bots para pymes de automatizaweb.cl compara opciones con ejemplos.